Facturation et export comptable sur Shopify

Réglementation

En France, les sites e-commerces sont dans l’obligation de fournir une facture à tout client professionnel.
Pour les particuliers, les e-commerçants sont dans l’obligation de fournir une facture si elle est demandée. Et comme les numéros de factures doivent être datées et se suivre, il faut les avoir toutes générées.

Factures et avoirs

Une facture possède des normes très précises pour être valable.
Cela concerne son contenu mais aussi le fait qu’elle ne doit jamais être modifiée.
En cas de remboursement d’une commande, il est donc obligatoire de générer un avoir”.

Comptabilité

La plupart des comptables refusent de prendre des dossiers “e-commerces” ou alors augmentent drastiquement leurs honoraires à cause du gros travail de retraitement nécessaire après récupération des données de CMS étrangers à la réglementation européenne comme Shopify.

Qu'est-ce que Regulo ?

Régulo est une app shopify qui une fois installé récupère le flux de vos commandes et génère automatiquement des factures conformes à la réglementation française.
Si un ou plusieurs remboursements ont été réalisés, des avoirs se généreront automatiquement.

Pour les clients de votre boutique, l’app Regulo vous permet facilement de rendre disponible leur factures/avoirs directement dans leur compte client et/ou par mail.

Grâce à l’option “export comptable”, vous pouvez à tout moment faire des exports au format FEC compatible avec tous les logiciels comptables standards.

Onboarding

La première étape est de renseigner l’ensemble des informations obligatoires pour une facture conforme à la réglementation française.
C’est l’occasion aussi de personnaliser les factures à ses couleurs.

Flux et détails des commandes

Dès la première connexion, Regulo récupère les commandes du mois en cours puis, toutes les minutes cela récupère les nouvelles commandes.

Listing des commandes

Dans le détail de la commande retrouvez l’éclatement des montants produits/TVA ainsi que le plan comptable.

Les factures et les avoirs

Pour chaque commande vous retrouverez la facture et les avoirs au format PDF.
Chaque facture est verrouillée et comporte toutes les informations obligatoires comme le souhaite la réglementation française.

Liste des factures/avoirs d’une commande

Facture conforme en pdf.

Les produits

Afin de déterminer correctement les codes comptables, Regulo récupère automatiquement tous les produits de la boutique. Vous pouvez déterminer un type de produits par défaut comme “Marchandises” puis préciser au besoin un type de produit par produit.

Liste des produits définis par leur sku

L’export comptable

Regulo permet des exports comptables au format FEC. Ils sont compatibles avec l’ensemble des logiciels comptables du marché.
L’export regroupe l’éclatement de chaque commande en prenant en compte les remboursements et les différents taux de TVA.

Configurations possibles avant l’export

Exemple d’export comptable au format FEC

Les factures/avoirs côté client

Une fois la facture générée, Regulo peut automatiquement la rendre disponible dans l’espace compte de votre client. Voir le tutoriel

Il est aussi possible d'insérer le lien vers la facture et avoirs liés dans les mails transactionnels envoyés automatiquement par votre boutique à votre client. Voir le tutoriel

Réglages supplémentaires

Regulo intègre nativement une configuration par défaut qui permet à un e-commerçant de l’installer rapidement.
Toutefois il peut se faire aider par son comptable pour changer les réglages suivants :

Définir le déclenchement de la facturation d’une commande. Par défaut c’est sur le statut “traité” de shopify qui correspond au moment où la commande est expédiée. mais il peut être réglé sur “confirmée” c’est à dire quand la commande a été payée.

Renseigner une date de début d’exercice et choisir de réinitialiser les numéros de factures à chaque début d’exercice.

Choisir une nomenclature spécifique pour les numéros de factures et avoirs.

Choisir le type de produits comptables par défaut de la boutique.

Gestion des cartes cadeaux

Comptablement les cartes cadeaux sont des cas particuliers.
En effet, au regard de la réglementation, une carte cadeau acheté par un client se fait avec une TVA à 0%, et celle-ci n’est pas censée rentrer dans le chiffre d’affaires. Ce n’est qu’à l’utilisation de celle-ci : en achetant quelque chose sur la boutique, que la TVA rentre en jeu : en prenant en compte le produit acheté (si c’est un produit avec une TVA réduite ou non) et la provenance du client (si il a payé une TVA française ou autre).

Regulo prend en compte les cartes cadeaux en utilisant le compte comptable 4675 qu’il crédite (comptablement) lors de l’achat d’une carte, et qu’il débite à l’utilisation, de cette manière l’équilibre est respecté et le comptable n’a plus a traité à la main ces cas particuliers.

Les remboursements manuels

Shopify propose nativement de réaliser un remboursement manuel où on peut rentrer un montant sans sélectionner un produit :

Le souci avec ce moyen de remboursement, c’est que l’on rembourse sans prendre en compte la TVA : le remboursement se fait Toutes Taxes Comprises. Or, un remboursement devrait se faire Hors Taxe et donc récupérer la TVA sur ce qui a été remboursé.

Regulo a bien pris en compte cette problématique en récupérant les montants et faisant en sorte que l’avoir généré par ce remboursement prenne bien compte de la TVA de bout en bout.